Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 4 listopada 2026
Jeśli tłumaczenie różni się od wersji angielskiej, obowiązuje wersja angielska, z wyjątkiem bezwzględnie obowiązującego prawa konsumenckiego kraju konsumenta.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza SendRegistered, gdy korzystasz z sendregistered.com, gdy wysyłasz przez nas list i gdy otrzymujesz list wysłany przez nas. Wyjaśnia też, jak długo przechowujemy dane, komu je udostępniamy i jakie masz prawa według RODO.
W skrócie
- Używamy danych, aby wydrukować i nadać list polecony, pokazać śledzenie, wydać potwierdzenie, rozliczyć Cię i zabezpieczyć Usługę.
- Nie czytamy i nie analizujemy listów, nie sprzedajemy danych osobowych i nie używamy ich do reklamy.
- Gdy potwierdzisz e-mail kodem logowania, zakładamy bezpłatne konto. Znajdziesz w nim swoje listy i potwierdzenia. Możesz je usunąć w każdej chwili.
- PDF jest usuwany 30 dni po statusie końcowym i nie później niż 60 dni po druku. Nieopłacone pliki usuwamy po 7 dniach.
- Pozostałe dane zamówienia pozostają widoczne na koncie, dopóki istnieje, i co najmniej 7 lat, abyś mógł wykazać doręczenie, a my spełnić niderlandzki obowiązek rachunkowy. Możesz poprosić o usunięcie konta, z wyjątkiem tego, co prawo każe nam zachować.
- PDF jest zaszyfrowany (AES-256, osobny klucz dla pliku). Personel i panel nie mogą go obejrzeć ani pobrać.
- Analityka strony działa bez plików cookie. Na stronach, na których wysyłasz list i płacisz, nagrywamy wizytę z ukrytym tekstem i polami, aby zobaczyć, gdzie zamówienie się zatrzymuje. Używamy tylko plików ściśle niezbędnych.
- Możesz napisać przez formularz i złożyć skargę do niderlandzkiego organu Autoriteit Persoonsgegevens.
1. Kto jest administratorem
1.1 Administratorem przetwarzania opisanego tutaj (z wyjątkiem punktu 3, gdzie działamy jako podmiot przetwarzający) jest Inlef B.V., pod nazwą SendRegistered, Orteliusstraat 116-1, 1057 BG Amsterdam, Niderlandy, KvK 77832450, VAT NL861162754B01. Kontakt przez formularz.
1.2 Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ prawo nas do tego nie zobowiązuje. Pytania o prywatność idą przez formularz.
2. Czyje dane
- Klienci i osoby kontaktowe klientów biznesowych.
- Odbiorcy.
- Inne osoby wymienione w liście.
- Odwiedzający i osoby, które piszą przez formularz.
3. Administrator albo podmiot przetwarzający
3.1 Konto, zamówienia, płatności, wsparcie, bezpieczeństwo i nasze własne zapisy: jesteśmy administratorem.
3.2 Treść i dane odbiorców klientów biznesowych. Firma decyduje, co jest wysyłane, do kogo i dlaczego. Dla tej treści działamy jako podmiot przetwarzający według art. 28 RODO, gdy zawarto umowę powierzenia. Firma jest administratorem, musi mieć podstawę prawną i poinformować odbiorców. Odbiorca zwraca się do nadawcy. Przekazujemy otrzymane żądania i pomagamy odpowiedzieć.
3.3 Treść i dane odbiorców konsumentów. Wysłanie osobistego listu przez osobę prywatną może podlegać wyłączeniu domowemu RODO. Wtedy jesteśmy administratorem przetwarzania w celu druku, nadania, śledzenia i zachowania potwierdzenia, i tylko w tych celach.
3.4 Potwierdzenia, które zachowujemy dla siebie. Niezależnie od klienta jesteśmy administratorem zamówień, potwierdzeń i faktur, które zachowujemy z obowiązku prawnego oraz aby ustalić, dochodzić lub bronić roszczenia.
3.5 Partnerzy przetwarzają dane na nasze zlecenie. Operatorzy pocztowi (na przykład Deutsche Post, La Poste, Correos, Hispapost, bpost, Swiss Post, PostNL, Royal Mail albo USPS) przetwarzają dane na kopercie i śledzenie na własną odpowiedzialność.
4. Jakie dane, po co i na jakiej podstawie
| Cel | Dane | Podstawa |
|---|---|---|
| Wykonanie zamówienia | Imię, adres nadawcy, e-mail; imię i adres odbiorcy; PDF i treść; produkt, kierunek, strony; zamówienie i śledzenie | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b). Odbiorcy: punkt 5 |
| Konto i linki logowania | E-mail, tokeny, historia | Umowa |
| Potwierdzenie | Numer, dane, produkt, znaczniki czasu, śledzenie, odcisk SHA-256 | Umowa i prawnie uzasadniony interes w dowodzie i obronie |
| Płatności | Imię, e-mail, adres rozliczeniowy, kwota, status i referencja pokazana przy płatności. Nie widzimy pełnego numeru karty. | Umowa |
| Podpowiedzi adresu i sprawdzenie firmy | Tekst adresu, który wpisujesz, oraz numer firmy lub numer VAT, który podajesz | Umowa i prawnie uzasadniony interes w poprawnych adresach i fakturach |
| Faktury i księgowość | Imię, adres, numer VAT firm, zamówienie i płatność | Obowiązek prawny: niderlandzkie prawo podatkowe i rachunkowe (art. 52 AWR i art. 2:10 kodeksu cywilnego) |
| Wsparcie | Wiadomości z formularza i nasze odpowiedzi | Umowa albo prawnie uzasadniony interes w odpowiedzi |
| Bezpieczeństwo i nadużycia | Adres IP, przeglądarka, logi, sygnały płatności, metadane; zaszyfrowany plik może zostać, gdy są konkretne przesłanki nadużycia | Prawnie uzasadniony interes; obowiązek współpracy z organami |
| Analityka bez cookies | Strony, odsyłacz, kraj połączenia, urządzenie, zdarzenia zamówienia, kliknięcia przycisków i linków bez tekstu strony, zamaskowane nagranie stron wysyłki i płatności oraz błędy techniczne bez wpisanego tekstu. Adres IP nie jest przechowywany. Numer tej wizyty zostaje w pamięci sesji do zamknięcia karty. | Prawnie uzasadniony interes w zrozumieniu i ulepszeniu serwisu |
| Wiadomości usługi | E-mail i dane zamówienia | Umowa |
4.1 Gdy opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie, wyważyliśmy go z Twoimi interesami i prawami. Możesz się sprzeciwić (punkt 12).
4.2 Dane są niezbędne. Bez adresu i pliku nie wyślemy listu; bez e-maila nie potwierdzimy zamówienia ani nie poinformujemy o śledzeniu.
4.3 Dane wrażliwe w listach. List może zawierać dowolne informacje, także o zdrowiu lub finansach. Nie czytamy, nie analizujemy, nie indeksujemy i nie używamy treści w innym celu niż druk, nadanie, kontrole techniczne oraz obsługa nadużycia lub błędu. Nie trenujemy modeli sztucznej inteligencji treścią listu.
4.4 Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne. Automatyczne kontrole techniczne (np. czy plik da się wydrukować) i kontrola antyfraudowa naszego dostawcy płatności mogą sprawić, że zamówienie nie zostanie zrealizowane. Zawsze możesz poprosić o ocenę przez człowieka przez formularz kontaktowy.
4.5 Bezpłatne konto. Gdy potwierdzisz adres e-mail kodem logowania (np. przy płatności), zakładamy dla tego adresu bezpłatne konto. Znajdziesz w nim później swoje listy i potwierdzenia doręczenia. Używamy do tego Twojego adresu e-mail, zamówień i zapisanych odbiorców (wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Możesz usunąć konto w każdej chwili, w koncie albo przez formularz kontaktowy. Punkt 6 wyjaśnia, co musimy przechowywać potem.
5. Odbiorcy listów
5.1 Jeśli otrzymałeś list polecony wysłany przez SendRegistered, przetworzyliśmy Twoje imię i adres pocztowy (oraz treść), ponieważ nadawca poprosił nas o wysłanie Ci tego listu.
5.2 Dane pochodzą od nadawcy. Nie zbieramy danych odbiorców z innych źródeł i nie używamy ich w innym celu.
5.3 Gdy nadawcą jest firma, przetwarzamy dane jako podmiot przetwarzający, a podstawa prawna należy do firmy. Gdy nadawcą jest osoba prywatna, opieramy się na jej prawnie uzasadnionym interesie w weryfikowalnym kontakcie oraz na naszym interesie wykonania zamówienia i udokumentowania doręczenia.
5.4 Plik jest usuwany w krótkich terminach z punktu 6. Imię, adres i zdarzenia pozostają częścią zamówienia i potwierdzenia, dopóki istnieje konto nadawcy, i co najmniej 7 lat.
5.5 Masz prawa z punktu 12. Prawo do usunięcia może być ograniczone, dopóki nadawca albo my potrzebujemy potwierdzenia do roszczenia. Nie odpowiadamy za treść. Jeśli uważasz, że list narusza prawo albo nasze warunki, napisz przez formularz.
5.6 Informujemy odbiorców przez tę politykę. Ponieważ otrzymują sam list, który wskazuje nadawcę, nie wysyłamy osobnego zawiadomienia (art. 14 ust. 5 lit. b RODO).
6. Okresy przechowywania
| Dane | Okres |
|---|---|
| Opłacony i nadany PDF | 30 dni po statusie końcowym i nie później niż 60 dni po druku |
| Nieopłacony PDF | 7 dni po wgraniu |
| Szkic w przeglądarce | Tylko pamięć sesji, do zamknięcia karty |
| Kopie u partnera | Najkrótszy okres, jaki oferuje ten partner |
| Papier | Błędne wydruki niszczone bezpiecznie. Niedoręczalne zwroty rejestrowane i niszczone bez otwierania |
| Pozostałe dane zamówienia, wpisane adresy, śledzenie, potwierdzenie i odcisk | Widoczne, dopóki konto istnieje, i co najmniej 7 lat po roku zamówienia |
| Faktury | Widoczne, dopóki konto istnieje, i 7 lat |
| Konto | Do Twojej prośby o usunięcie, z wyjątkiem obowiązku prawnego albo toczącego się lub rozsądnie oczekiwanego sporu |
| Wiadomości wsparcia | Tak długo, jak trzeba, aby obsłużyć sprawę i spór |
| Logi bezpieczeństwa | Tak długo, jak trzeba, aby prowadzić, zabezpieczać usługę i badać incydent |
| Zakazane treści i zablokowane konta | Tak długo, jak trzeba, aby zapobiec powtórzeniu i prowadzić postępowanie |
| Analityka | Bez adresu IP i bez cookies, przez okres ustawiony w projekcie analitycznym. Numer tej wizyty w pamięci sesji znika po zamknięciu karty. Zamaskowane nagrania są przechowywane przez ten sam czas. |
| Logi dostawcy poczty | Według okresu tego dostawcy |
6.1 Wcześniejsze usunięcie. Możesz poprosić o usunięcie PDF po wysłaniu go do partnera oraz o usunięcie konta, przez formularz. Zrobimy to, chyba że prawo każe zachować dane albo potrzebujemy ich do sporu. Najpierw pobierz potwierdzenia: później nie możemy ich wydać ponownie.
6.2 Usunięte dane mogą pozostać w zaszyfrowanych kopiach zapasowych, aż zostaną nadpisane.
7. Ochrona dokumentu
- W tranzycie: TLS, przy wgrywaniu i przy przekazaniu partnerowi.
- W spoczynku: AES-256 na poziomie aplikacji, osobny klucz dla pliku. Funkcje aplikacji działają we Frankfurcie. Szyfrogram jest w prywatnym magazynie projektu.
- Personel i panel nie mogą oglądać, podglądać ani pobierać dokumentów. Widzą tylko metadane.
- Automatyczne odszyfrowanie służy tylko przekazaniu pliku partnerowi dla kraju przeznaczenia (punkt 8) po płatności i pokazaniu Ci podglądu.
- Partner widzi treść, aby wydrukować, a operator obsługuje wydrukowany list. To nie jest szyfrowanie od końca do końca.
- Odcisk SHA-256 nie ujawnia treści i pozwala sprawdzić, czy plik jest ten sam.
- PDF jest usuwany 30 dni po statusie końcowym i nie później niż 60 dni po druku.
8. Komu udostępniamy dane
8.1 Udostępniamy dane osobowe tylko poniższym kategoriom odbiorców, operatorom pocztowym w celu doręczenia listu oraz organom, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych osobowych.
8.2 Usługodawcy (podmioty przetwarzające). Przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania:
| Odbiorca | Cel i dane | Miejsce i zabezpieczenie |
|---|---|---|
| Partnerzy drukujący i nadający | Druk i kopertowanie listu, wydanie go operatorowi pocztowemu i przekazanie danych śledzenia. Dane: nadawca i odbiorca, treść listu, dane śledzenia. | UE, Szwajcaria, Wielka Brytania i Stany Zjednoczone, zależnie od kraju przeznaczenia. List do Wielkiej Brytanii jest drukowany w Wielkiej Brytanii, list do Stanów Zjednoczonych w Stanach Zjednoczonych. Szwajcaria i Wielka Brytania mają decyzję UE o adekwatności. Stany Zjednoczone: zob. punkt 9. |
| Dostawca płatności | Obsługa płatności i zapobieganie oszustwom. Dane: imię i nazwisko, e-mail, adres rozliczeniowy, kwota i dane płatnicze wpisane na stronie płatności. | UE (Irlandia). W zakresie zapobiegania oszustwom i regulacji finansowych dostawca płatności działa też jako niezależny administrator. |
| Dostawcy hostingu i bazy danych | Działanie strony i aplikacji, przechowywanie zaszyfrowanych plików oraz bazy kont, zamówień, śledzenia i potwierdzeń. | UE (Frankfurt, Niemcy). Spółka dominująca dostawcy hostingu ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych: standardowe klauzule umowne i Ramy ochrony danych UE-USA (punkt 9). |
| Dostawca wysyłki e-maili | Wysyłka e-maili serwisowych, takich jak potwierdzenia zamówień, kody logowania i aktualizacje śledzenia. Dane: e-mail, imię i nazwisko oraz dane zamówienia w wiadomości. | Stany Zjednoczone. Standardowe klauzule umowne i Ramy ochrony danych UE-USA (punkt 9). |
| Dostawca analityki | Analityka strony bez cookies, zamaskowane nagrania stron wysyłki i płatności oraz zgłoszenia błędów technicznych. Pseudonimowe dane o użyciu; bez cookies; adres IP nie jest zapisywany. Wpisany tekst, imiona, adresy i list nie są widoczne w nagraniu. | UE (Frankfurt, Niemcy). |
| Dostawca wyszukiwania adresów | Podpowiedzi adresu podczas wpisywania adresu poza Holandią. Dane: wpisywany tekst adresu. Dla adresów niderlandzkich korzystamy z PDOK, publicznego rejestru adresów w Holandii (punkt 8.5). | UE (Niemcy). |
8.3 Nazwy naszych podmiotów przetwarzających są wymienione w umowie powierzenia przetwarzania. Podajemy je każdemu, kto o nie poprosi przez formularz kontaktowy.
8.4 Operatorzy otrzymują dane wydrukowane na kopercie i tworzą śledzenie. Są niezależnymi administratorami.
8.5 Rejestry publiczne. Aby sprawdzić firmę, numer VAT lub adres, pytamy rejestry publiczne o numer lub adres, który wpisujesz: niderlandzką Izbę Handlową (KVK), brytyjski Companies House, unijny system VIES, szwajcarski rejestr UID i PDOK (niderlandzkie dane adresowe). Te instytucje działają według własnych zasad. Przekazujemy tylko to, czego wymaga sprawdzenie.
8.6 Możemy ujawnić dane sądom, policji lub innym organom, gdy prawo nas zobowiązuje, oraz odbiorcy albo organowi, gdy są konkretne przesłanki, że list narusza prawo.
8.7 Przy sprzedaży lub połączeniu dane mogą przejść na nowego właściciela, który musi przestrzegać tej polityki.
8.8 Aktualizujemy ten punkt, gdy zmienia się kategoria odbiorców lub miejsce. Klient biznesowy może poprosić przez formularz kontaktowy o informację, gdy zmienimy podmiot przetwarzający jego listy.
9. Przekazania międzynarodowe
9.1 Dążymy do przechowywania i przetwarzania danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Niektórzy odbiorcy mają siedzibę w Szwajcarii, Wielkiej Brytanii lub Stanach Zjednoczonych albo mają stamtąd dostęp.
9.2 Szwajcaria i Wielka Brytania. Przekazania obejmują decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony w tych krajach.
9.3 Stany Zjednoczone. Przekazujemy dane do Stanów Zjednoczonych tylko wtedy, gdy odbiorca ma certyfikację w ramach Ram ochrony danych UE-USA, gdy uzgodniliśmy z nim standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej albo gdy przekazanie jest niezbędne do wykonania zamówienia (art. 49 ust. 1 lit. b RODO): list na adres w Stanach Zjednoczonych jest tam drukowany i nadawany. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać przez formularz kontaktowy.
10. Cookies i analityka
10.1 Używamy tylko cookies ściśle niezbędnych. Prawo niderlandzkie (artykuł 11.7a ustawy o telekomunikacji) nie wymaga zgody.
| Nazwa | Cel | Czas |
|---|---|---|
| sr_customer | Zapamiętuje e-mail, którym zapłacono lub zalogowano, aby Moje listy pokazały zamówienia | 30 dni |
| sr_verified | Zapamiętuje adres e-mail potwierdzony kodem logowania | 1 dzień |
| sr_doc | Pozwala przeglądarce, która wgrała PDF, otworzyć krótki podgląd | 7 dni |
| sr_lang | Zapamiętuje wybrany język | 1 rok |
| sr_suggest_off | Zapamiętuje, że zamknięto sugestię języka | 180 dni |
| sr_admin | Logowanie administratora (tylko personel) | 14 dni |
| Pamięć sesji (nie cookie) | Trzyma szkic na urządzeniu podczas zamówienia | Do zamknięcia karty |
| Pamięć sesji tej wizyty (nie cookie) | Pamięta tę wizytę, dopóki karta jest otwarta, aby to samo zamówienie zostało jedną wizytą przy zmianie stron i po powrocie ze strony płatności | Do zamknięcia karty |
10.2 Płatności kartą obsługuje nasz dostawca płatności. Na swojej stronie płatności może ustawić własne cookies do zapobiegania oszustwom i bezpiecznej płatności.
10.3 Analityka bez cookies. Analityka naszej strony działa bez cookies i jest hostowana w UE (Frankfurt, Niemcy). Nie ustawia cookie i nie korzysta z pamięci lokalnej urządzenia. Dopóki ta karta jest otwarta, trzyma losowy numer tej wizyty w pamięci sesji, aby zamówienie zostało jedną wizytą przy zmianie stron i po powrocie ze strony płatności. Ten numer znika, gdy zamkniesz kartę. Nie zapisujemy adresu IP. Zostawiamy tylko kraj połączenia. Na stronach, na których wysyłasz list i płacisz, nagrywamy wizytę z każdym polem i całym tekstem ukrytym, aby zobaczyć, gdzie zamówienie się zatrzymuje. List, imiona i adresy nie są widoczne. Liczymy też kliknięcia przycisków i linków na tych stronach, bez tekstu strony, i zapisujemy błędy techniczne bez wpisanego tekstu. Wyniki wykorzystujemy tylko po to, aby ulepszać stronę. Nie używamy śledzenia reklamowego ani mediów społecznościowych i nie tworzymy profilu między stronami.
10.4 Jeśli kiedykolwiek wprowadzimy cookies, które nie są niezbędne, najpierw poprosimy o zgodę.
11. Bezpieczeństwo
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie w tranzycie (TLS) i w spoczynku (AES-256 na plik), dostęp tylko dla osób, które go potrzebują, silne uwierzytelnienie panelu, logi, automatyczne usuwanie i umowy zobowiązujące dostawców do ochrony danych. Jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Ciebie, poinformujemy Cię bez nieuzasadnionej zwłoki.
12. Twoje prawa
12.1 Masz prawo dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia, chyba że musimy zachować dane z mocy prawa albo dla roszczenia, ograniczenia, przenoszenia danych podanych na podstawie umowy lub zgody, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie i wobec marketingu bezpośredniego oraz cofnięcia zgody bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
12.2 Użyj formularza. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, na przykład z adresu e-mail zamówienia. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Przy złożonym żądaniu termin można przedłużyć o dwa miesiące i wtedy Cię o tym informujemy. Żądania są bezpłatne, chyba że są oczywiście bezzasadne albo nadmierne.
12.3 Gdy działamy jako podmiot przetwarzający firmy, przekazujemy żądanie nadawcy i pomagamy odpowiedzieć.
13. Skargi
Napisz najpierw do nas. Możesz też złożyć skargę do organu, w szczególności w kraju UE, w którym mieszkasz, pracujesz albo w którym doszło do domniemanego naruszenia. Naszym wiodącym organem jest Autoriteit Persoonsgegevens, skrytka pocztowa 93374, 2509 AJ Haga, Niderlandy, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
14. Dzieci
Usługa nie jest przeznaczona dla osób poniżej 18 lat. Świadomie nie zbieramy danych dzieci jako klientów. List może być zaadresowany do małoletniego przez nadawcę.
15. Zmiany
Możemy zaktualizować tę politykę. Data u góry pokazuje wersję. O istotnych zmianach poinformujemy posiadaczy kont e-mailem. Polityka jest po angielsku, niemiecku, francusku, hiszpańsku, niderlandzku i polsku. W razie sprzeczności obowiązuje wersja angielska, z wyjątkiem bezwzględnie obowiązującego prawa kraju, w którym mieszkasz.
16. Kontakt
Inlef B.V., pod nazwą SendRegistered, Orteliusstraat 116-1, 1057 BG Amsterdam, Niderlandy. KvK 77832450. VAT NL861162754B01. Pytania: formularz kontaktowy.
SendRegistered jest nazwą handlową Inlef B.V. · KvK 77832450 · VAT NL861162754B01