Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 4 november 2026

Als een vertaling afwijkt van de Engelse tekst, geldt de Engelse versie, behalve waar dwingend consumentenrecht van het land van de consument geldt.

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens SendRegistered verwerkt wanneer je sendregistered.com gebruikt, wanneer je via ons een brief verstuurt, en wanneer je een via ons verstuurde brief ontvangt. Het legt ook uit hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij ze delen, en welke rechten je hebt onder de AVG.

Kort

• Wij gebruiken je gegevens om je aangetekende brief te printen en te versturen, tracking te tonen, een bewijs te maken, te factureren en de Dienst te beveiligen.
• Wij lezen of analyseren je brieven niet, verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
• Bevestig je je e-mailadres met een inlogcode, dan maken wij een gratis account aan. Daarin vind je je brieven en bewijzen. Je kunt het altijd verwijderen.
• Je pdf wordt 30 dagen na een eindstatus gewist en uiterlijk 60 dagen na het printen. Onbetaalde uploads wissen wij na 7 dagen.
• De overige ordergegevens blijven zichtbaar in je account zolang dat bestaat, en minstens 7 jaar, zodat je de bezorging kunt aantonen en wij aan de Nederlandse boekhoudplicht voldoen. Je kunt verwijdering van je account vragen, behalve wat de wet ons verplicht te bewaren.
• Je pdf is versleuteld (AES-256, een eigen sleutel per bestand). Personeel en beheer kunnen hem niet bekijken of downloaden.
• De webanalyse werkt zonder cookies. Die bewaart zoektermen uit de kennisbank zonder persoonsgegevens, campagneparameters en een globale locatie (land en stad). Op de pagina's waar je een brief verstuurt en betaalt, nemen we het bezoek op met alle tekst en velden verborgen, zodat we zien waar een bestelling stopt. Wij gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies.
• Je bereikt ons via het contactformulier en kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Wie verantwoordelijk is

1.1 De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking in dit beleid (behalve waar artikel 3 zegt dat wij verwerker zijn) is Inlef B.V., handelend als SendRegistered, Orteliusstraat 116-1, 1057 BG Amsterdam, Nederland, KvK 77832450, btw NL861162754B01. Contact via het contactformulier.

1.2 Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen omdat wij daartoe niet verplicht zijn. Privacyvragen gaan via het contactformulier.

2. Van wie de gegevens zijn

• Klanten en contactpersonen van zakelijke klanten.
• Ontvangers.
• Andere personen die in een brief worden genoemd.
• Bezoekers en mensen die ons via het formulier schrijven.

3. Verantwoordelijke of verwerker

3.1 Account, bestellingen, betalingen, support, beveiliging en onze eigen administratie: wij zijn verwerkingsverantwoordelijke.

3.2 Inhoud en ontvangergegevens van zakelijke klanten. Het bedrijf beslist wat wordt verstuurd, aan wie en waarom. Voor die inhoud en die gegevens handelen wij als verwerker volgens artikel 28 AVG wanneer een verwerkersovereenkomst is gesloten. De zakelijke klant is verantwoordelijke, moet een grondslag hebben en ontvangers informeren. Een ontvanger wendt zich tot de afzender. Verzoeken die wij ontvangen, sturen wij door en wij helpen bij het antwoord.

3.3 Inhoud en ontvangergegevens van consumenten. Verstuurt een particulier een persoonlijke brief, dan kan diens verwerking onder de huishoudelijke exceptie van de AVG vallen. Dan zijn wij verantwoordelijke voor het printen, versturen, volgen en het bewaren van het bewijs, en alleen voor die doelen.

3.4 Bewijzen die wij voor onszelf bewaren. Ongeacht wie de klant is, zijn wij verantwoordelijke voor de ordergegevens, bewijzen en facturen die wij bewaren voor wettelijke plichten en om een recht vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

3.5 Printpartners verwerken gegevens in onze opdracht. Postdiensten (zoals Deutsche Post, La Poste, Correos, Hispapost, bpost, Swiss Post, PostNL, Royal Mail of USPS) verwerken de gegevens op de envelop en de tracking onder eigen verantwoordelijkheid.

4. Welke gegevens, waarom, op welke grond

4.1 Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, hebben wij dat afgewogen tegen jouw belangen en rechten. Je kunt bezwaar maken (artikel 12).

4.2 De gegevens zijn nodig. Zonder adres en bestand kunnen wij geen brief versturen; zonder e-mail geen bevestiging of trackingbericht.

4.3 Bijzondere gegevens in brieven. Een brief kan allerlei informatie bevatten, ook gezondheids- of financiële gegevens. Wij lezen, analyseren, indexeren of gebruiken de inhoud niet voor een ander doel dan printen, versturen, technische controles en het afhandelen van misbruik of een fout. Wij trainen geen AI-model met de inhoud.

4.4 Wij nemen geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor jou hebben. Automatische technische controles (bijvoorbeeld of een bestand printbaar is) en de fraudecontrole van onze betaaldienst kunnen ertoe leiden dat een bestelling niet wordt verwerkt. Je kunt altijd via het contactformulier om een beoordeling door een mens vragen.

4.5 Gratis account. Bevestig je je e-mailadres met een inlogcode (bijvoorbeeld bij het afrekenen), dan maken wij voor dat adres een gratis account aan. Daarin vind je later je brieven en bewijzen van bezorging. Je kunt er ook voor kiezen om in te loggen via Google of Microsoft; we ontvangen van die partij dan alleen je e-mailadres en naam. Daarvoor gebruiken wij je e-mailadres, je bestellingen en de ontvangers die je bewaart (uitvoering van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG). Je kunt het account altijd verwijderen, in je account of via het contactformulier. Artikel 6 legt uit wat wij daarna moeten bewaren.

5. Ontvangers van brieven

5.1 Heb je een via SendRegistered verstuurde aangetekende brief ontvangen, dan hebben wij je naam en postadres (en de inhoud) verwerkt omdat de afzender ons vroeg je die brief te sturen.

5.2 De gegevens komen van de afzender. Wij verzamelen ontvangergegevens niet uit andere bronnen en gebruiken ze niet voor een ander doel.

5.3 Bij een zakelijke afzender verwerken wij je gegevens als verwerker; de grondslag is aan de afzender. Bij een particulier baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang van de afzender om aantoonbaar met je te communiceren, en op het onze om de bestelling uit te voeren en de bezorging vast te leggen.

5.4 Het bestand wordt gewist binnen de korte termijnen van artikel 6. Je naam, adres en gebeurtenissen blijven deel van de bestelling en het bewijs zolang het account van de afzender bestaat, en minstens 7 jaar.

5.5 Je hebt de rechten van artikel 12. Het recht op wissing kan beperkt zijn zolang de afzender of wij het bewijs nodig hebben voor een rechtsvordering. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud. Denk je dat een brief de wet of onze voorwaarden schendt, zeg het ons via het formulier.

5.6 Wij informeren ontvangers via dit beleid. Omdat zij de brief zelf ontvangen, die de afzender noemt, sturen wij geen aparte mededeling (art. 14 lid 5 onder b AVG).

6. Bewaartermijnen

6.1 Eerder wissen. Je kunt via het formulier vragen de pdf te wissen nadat zij naar de printpartner is gegaan, en het account te wissen. Wij doen dat behalve bij een wettelijke plicht of een geschil. Download eerst je bewijzen: daarna kunnen wij ze niet opnieuw uitgeven.

6.2 Gewiste gegevens kunnen in versleutelde back-ups blijven tot die worden overschreven.

7. Bescherming van je document

• Onderweg: TLS, bij het uploaden en bij het doorgeven aan de printpartner.
• In rust: AES-256 op applicatieniveau, een sleutel per bestand. De applicatiefuncties draaien in Frankfurt. De cijfertekst staat in de privéopslag van het project.
• Personeel en beheer kunnen documenten niet bekijken, als voorbeeld openen of downloaden. Zij zien alleen metadata.
• Automatisch ontsleutelen gebeurt alleen om het bestand na betaling aan de printpartner voor het land van bestemming (zie artikel 8) te geven en om je je voorbeeld te tonen.
• De printpartner ziet de inhoud om te printen, en de postdienst behandelt de geprinte brief. Dit is geen end-to-endversleuteling.
• De SHA-256-hash onthult de inhoud niet en laat later controleren of een bestand hetzelfde is.
• De pdf wordt 30 dagen na de eindstatus gewist en uiterlijk 60 dagen na het printen.

8. Met wie wij gegevens delen

8.1 Wij delen persoonsgegevens alleen met de categorieën ontvangers hieronder, met postdiensten om je brief te bezorgen, en met autoriteiten als de wet dat eist. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

8.2 Dienstverleners (verwerkers). Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst:

8.3 De namen van onze verwerkers staan in onze verwerkersovereenkomst. Wij geven ze aan iedereen die erom vraagt via het contactformulier.

8.4 Postdiensten ontvangen de gegevens op de envelop en maken de tracking. Zij zijn zelfstandige verantwoordelijken.

8.5 Openbare registers. Om een bedrijf, een btw-nummer of een adres te controleren, raadplegen wij openbare registers met het nummer of adres dat je invult: de Kamer van Koophandel (KVK), het Britse Companies House, het Europese btw-systeem VIES, het Zwitserse UID-register en PDOK (Nederlandse adresgegevens). Deze instanties werken volgens hun eigen regels. Wij sturen alleen wat de controle nodig heeft.

8.6 Wij mogen gegevens aan rechters, politie of andere autoriteiten geven wanneer wij daartoe verplicht zijn, en aan een getroffen ontvanger of autoriteit wanneer er concrete aanwijzingen zijn dat een brief de wet schendt.

8.7 Bij verkoop of fusie kunnen gegevens overgaan naar de nieuwe eigenaar, die dit beleid moet naleven.

8.8 Wij werken dit artikel bij als een categorie ontvangers of een locatie verandert. Een zakelijke klant kan via het contactformulier vragen bericht te krijgen als wij een verwerker wisselen die de brieven van die klant verwerkt.

9. Doorgiften

9.1 Wij willen gegevens opslaan en verwerken in de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige ontvangers zitten in Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten, of hebben vandaar toegang.

9.2 Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk. Doorgiften vallen onder de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie voor die landen.

9.3 Verenigde Staten. Wij geven gegevens alleen door aan de Verenigde Staten als de ontvanger is gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, als wij met hem de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie hebben afgesproken, of als de doorgifte nodig is om je bestelling uit te voeren (art. 49 lid 1 sub b AVG): een brief naar een adres in de Verenigde Staten wordt daar geprint en verstuurd. Je kunt via het contactformulier een kopie van de waarborgen vragen.

10. Cookies en analyse

10.1 Wij gebruiken alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn. Volgens Nederlands recht (artikel 11.7a Telecommunicatiewet) is daarvoor geen toestemming nodig.

10.2 Kaartbetalingen verwerkt onze betaaldienst. Op zijn betaalpagina kan hij eigen cookies plaatsen voor fraudepreventie en een veilige betaling.

10.3 Analyse zonder cookies. De analyse van onze website werkt zonder cookies en wordt gehost in de EU (Frankfurt, Duitsland). Zij plaatst geen cookie en gebruikt geen lokale opslag op je apparaat. Zolang dit tabblad open is, bewaart zij een willekeurig nummer voor dit bezoek in de sessieopslag, zodat één bestelling één bezoek blijft bij het laden van pagina's en bij de terugkeer van de betaalpagina. Dat nummer verdwijnt als je het tabblad sluit. Wij bewaren je IP-adres niet. Onze analysedienst, gehost in de EU, leidt daar een globale locatie uit af (land en stad), en we bewaren die locatie. We bewaren ook de zoektermen die je in de kennisbank typt, nadat we weghalen wat op een e-mailadres, een telefoonnummer of een lange reeks cijfers lijkt, en de campagneparameters van de link waarmee je binnenkwam. Op de pagina's waar je een brief verstuurt en betaalt, nemen we het bezoek op met elk veld en alle tekst verborgen, zodat we zien waar een bestelling stopt. De brief, namen en adressen zijn niet zichtbaar. We tellen ook klikken op knoppen en links op die pagina's, zonder de woorden op de pagina, en we leggen technische fouten vast zonder de tekst die je typt. Wij gebruiken de uitkomsten alleen om de website te verbeteren. Wij gebruiken geen tracking voor advertenties of sociale media, en we maken geen profiel van je over websites heen.

10.4 Voeren wij ooit niet-noodzakelijke cookies in, dan vragen wij eerst je toestemming.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling onderweg (TLS) en in rust (AES-256 per bestand), toegang alleen voor wie die nodig heeft, sterke authenticatie voor beheer, logging, automatisch wissen en contracten die aanbieders verplichten gegevens te beschermen. Is een inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor jou, dan informeren wij je zonder onredelijke vertraging.

12. Jouw rechten

12.1 Je hebt recht op inzage en een kopie, rectificatie, wissing tenzij wij gegevens wettelijk of voor een rechtsvordering moeten bewaren, beperking, overdraagbaarheid van gegevens die je ons op basis van een overeenkomst of toestemming gaf, bezwaar tegen verwerking op een gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing, en intrekking van toestemming zonder gevolg voor eerdere verwerking.

12.2 Gebruik het contactformulier. Wij mogen je identiteit controleren, bijvoorbeeld via het e-mailadres van de bestelling. Wij antwoorden binnen een maand. Bij een complex verzoek kan dat met twee maanden worden verlengd, en dan zeggen wij dat. Verzoeken zijn kosteloos, tenzij zij kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

12.3 Handelen wij als verwerker voor een zakelijke klant, dan sturen wij je verzoek door naar de afzender en helpen wij bij het antwoord.

13. Klachten

Schrijf ons eerst. Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder, in het bijzonder in het EU-land waar je woont, werkt, of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. Onze leidende autoriteit is de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Kinderen

De Dienst is niet bedoeld voor mensen onder de 18. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen als klant. Een brief kan door de afzender aan een minderjarige zijn gericht.

15. Wijzigingen

Wij mogen dit beleid wijzigen. De datum bovenaan toont de versie. Belangrijke wijzigingen melden wij accounthouders per e-mail. Het beleid is beschikbaar in het Engels, Duits, Frans, Spaans, Nederlands en Pools. Wijkt een versie af, dan geldt de Engelse versie, behalve waar dwingend recht van het land waar je woont geldt.

16. Contact

Inlef B.V., handelend als SendRegistered, Orteliusstraat 116-1, 1057 BG Amsterdam, Nederland. KvK 77832450. Btw NL861162754B01. Vragen via het contactformulier.

SendRegistered is een handelsnaam van Inlef B.V. · KvK 77832450 · btw NL861162754B01