Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 4 novembre 2026
En cas de conflit avec une traduction, la version anglaise prévaut, sauf lorsque le droit impératif de la consommation du pays du consommateur s'applique.
Cette politique explique quelles données personnelles SendRegistered traite lorsque vous utilisez sendregistered.com, lorsque vous envoyez une lettre par notre intermédiaire, et lorsque vous recevez une lettre envoyée par notre intermédiaire. Elle explique aussi combien de temps nous gardons les données, avec qui nous les partageons, et vos droits au titre du RGPD.
En bref
- Nous utilisons vos données pour imprimer et poster votre recommandé, afficher le suivi, émettre un certificat, vous facturer et sécuriser le Service.
- Nous ne lisons ni n'analysons vos lettres, nous ne vendons pas de données personnelles et nous ne les utilisons pas pour la publicité.
- Lorsque vous confirmez votre adresse e-mail avec un code de connexion, nous créons un compte gratuit. Vous y retrouvez vos lettres et vos preuves. Vous pouvez le supprimer à tout moment.
- Le PDF est supprimé 30 jours après un statut final (distribué, retourné, remboursé ou en échec), et au plus tard 60 jours après l'impression. Les téléversements non payés sont supprimés après 7 jours.
- Les autres informations de commande restent visibles dans votre compte tant qu'il existe, et au moins 7 ans, pour que vous puissiez prouver la distribution et que nous respections la comptabilité néerlandaise. Vous pouvez demander la suppression du compte, sauf ce que la loi nous oblige à garder.
- Le PDF est chiffré (AES-256, une clé par fichier). Le personnel et l'admin ne peuvent ni le voir ni le télécharger.
- L'analyse du site est sans cookie. Elle conserve les termes saisis dans la recherche des guides, une fois les données personnelles retirées, les paramètres de campagne et une localisation approximative (pays et ville). Sur les pages où vous envoyez une lettre et payez, nous enregistrons la visite avec le texte et les champs masqués, pour voir où une commande s'arrête. Nous n'utilisons que des cookies strictement nécessaires.
- Vous nous contactez par le formulaire et vous pouvez vous plaindre auprès de l'Autoriteit Persoonsgegevens.
1. Responsable
1.1 Le responsable du traitement décrit ici (sauf lorsque l'article 3 dit que nous sommes sous-traitant) est Inlef B.V., sous le nom SendRegistered, besloten vennootschap de droit néerlandais, Orteliusstraat 116-1, 1057 BG Amsterdam, Pays-Bas, KvK 77832450, TVA NL861162754B01. Contact par le formulaire.
1.2 Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données parce que la loi ne nous y oblige pas. Les questions passent par le formulaire de contact.
2. Personnes concernées
- Clients : personnes qui envoient des lettres ou créent un compte, et contacts des clients professionnels.
- Destinataires.
- Autres personnes nommées dans une lettre.
- Visiteurs du site et personnes qui nous écrivent par le formulaire.
3. Responsable ou sous-traitant
3.1 Compte, commandes, paiements, support, sécurité et nos propres enregistrements : nous sommes responsables.
3.2 Contenu et destinataires des clients professionnels. L'entreprise décide de ce qui est envoyé, à qui et pourquoi. Pour ce contenu et ces données, nous agissons comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD lorsqu'un accord de traitement a été conclu. Le client professionnel est responsable, doit avoir une base légale et informer les destinataires. Un destinataire s'adresse à l'expéditeur pour exercer ses droits. Nous transmettons les demandes reçues et aidons à y répondre.
3.3 Contenu et destinataires des consommateurs. L'envoi d'une lettre personnelle par un particulier peut relever de l'exemption domestique du RGPD. Nous sommes alors responsables du traitement que nous faisons pour imprimer, poster, suivre et conserver la preuve, et seulement pour ces finalités.
3.4 Preuves que nous gardons pour nous. Quel que soit le client, nous sommes responsables des commandes, certificats et factures gardés pour nos obligations légales et pour constater, exercer ou défendre un droit.
3.5 Imprimeurs et opérateurs. Les imprimeurs traitent pour notre compte en tant que sous-traitants. Les opérateurs (Deutsche Post, La Poste, Correos, Hispapost, bpost, La Poste suisse, PostNL, Royal Mail ou USPS) traitent les données de l'enveloppe et le suivi sous leur propre responsabilité, selon le droit postal et leur politique.
4. Données, finalités et bases
| Finalité | Données | Base |
|---|---|---|
| Exécuter la commande | Nom, adresse d'expéditeur, e-mail ; nom et adresse du destinataire ; PDF et contenu ; produit, destination, pages ; commande et suivi | Contrat (art. 6, § 1, b). Destinataires : article 5 |
| Compte et liens de connexion | E-mail, jetons, historique | Contrat (art. 6, § 1, b) |
| Certificat | Numéro, coordonnées, produit, horodatages, suivi, empreinte SHA-256 | Contrat (art. 6, § 1, b) et intérêt légitime à prouver et à se défendre (art. 6, § 1, f) |
| Paiements | Nom, e-mail, adresse de facturation, montant, statut et référence affichée au paiement. Nous ne voyons pas le numéro complet de carte. | Contrat (art. 6, § 1, b) |
| Suggestions d'adresse et vérification d'entreprise | Le texte d'adresse saisi, et un numéro d'entreprise ou de TVA que vous indiquez | Contrat (art. 6, § 1, b) et intérêt légitime à des adresses et factures exactes (art. 6, § 1, f) |
| Factures et comptabilité | Nom, adresse, numéro de TVA (professionnels), commande et paiement | Obligation légale (art. 6, § 1, c) : droit fiscal et comptable néerlandais (article 52 AWR et article 2:10 du code civil) |
| Support | Messages du formulaire et nos réponses | Contrat ou intérêt légitime à répondre |
| Sécurité, fraude, abus | Adresse IP, navigateur, journaux, signaux de paiement, métadonnées ; le fichier chiffré peut être conservé en cas d'indices concrets d'abus | Intérêt légitime (art. 6, § 1, f) ; obligation légale de coopérer (art. 6, § 1, c) |
| Analyse sans cookie | Pages, référent, paramètres de campagne, une localisation approximative (pays et ville), termes saisis dans la recherche des guides une fois les données personnelles retirées, appareil et navigateur, événements de commande, clics sur les boutons et les liens sans le texte de la page, un enregistrement masqué des pages d'envoi et de paiement, et les erreurs techniques sans le texte que vous saisissez. L'adresse IP elle-même n'est pas stockée. Un numéro pour cette visite reste dans le stockage de session jusqu'à la fermeture de l'onglet. | Intérêt légitime à comprendre et améliorer le site |
| E-mails de service | E-mail et détail de commande | Contrat |
4.1 Lorsque nous nous fondons sur l'intérêt légitime, nous l'avons mis en balance avec vos intérêts et vos droits. Vous pouvez vous y opposer (article 12).
4.2 Les données sont nécessaires. Sans adresse et sans fichier, nous ne pouvons pas envoyer ; sans e-mail, nous ne pouvons pas confirmer ni suivre.
4.3 Données sensibles dans les lettres. Une lettre peut contenir toute information, y compris des données de santé ou financières. Nous ne lisons, n'analysons, n'indexons ni n'utilisons le contenu à d'autre fin que l'impression, l'envoi, les contrôles techniques et le traitement d'un abus ou d'un défaut. Nous n'entraînons aucun modèle d'IA avec le contenu.
4.4 Nous ne prenons pas de décision fondée uniquement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière similaire. Les contrôles techniques automatiques (par exemple si un fichier est imprimable) et le contrôle anti-fraude de notre prestataire de paiement peuvent conduire à ne pas traiter une commande. Vous pouvez toujours demander un examen humain via le formulaire de contact.
4.5 Compte gratuit. Lorsque vous confirmez votre adresse e-mail avec un code de connexion (par exemple au paiement), nous créons un compte gratuit pour cette adresse. Vous y retrouvez plus tard vos lettres et vos preuves de distribution. Vous pouvez également choisir de vous connecter avec Google ou Microsoft ; nous recevons uniquement votre adresse e-mail et votre nom de la part de ce fournisseur. Nous utilisons pour cela votre adresse e-mail, vos commandes et les destinataires que vous enregistrez (exécution d'un contrat, art. 6, paragraphe 1, point b RGPD). Vous pouvez supprimer le compte à tout moment, depuis votre compte ou via le formulaire de contact. L'article 6 explique ce que nous devons conserver ensuite.
5. Destinataires des lettres
5.1 Si vous avez reçu un recommandé envoyé par SendRegistered, nous avons traité votre nom et votre adresse postale (et le contenu) parce que l'expéditeur nous a demandé de vous envoyer cette lettre.
5.2 Source. Les données viennent de l'expéditeur. Nous ne les collectons pas ailleurs et ne les utilisons pas à une autre fin.
5.3 Base. Pour un client professionnel, nous traitons en sous-traitant de l'expéditeur (article 3.2), qui est responsable de la base légale. Pour un particulier, nous nous fondons sur l'intérêt légitime de l'expéditeur à vous écrire de façon vérifiable, et sur le nôtre à exécuter la commande et à documenter la distribution (art. 6, § 1, f).
5.4 Conservation. Le fichier est supprimé dans les courts délais de l'article 6. Votre nom, votre adresse et les événements restent dans la commande et le certificat tant que le compte de l'expéditeur existe, et au moins 7 ans.
5.5 Droits. Vous avez les droits de l'article 12. L'effacement peut être limité tant que l'expéditeur ou nous avons besoin de la preuve pour un droit en justice. Nous ne sommes pas responsables du contenu. Une plainte sur le contenu s'adresse à l'expéditeur. Si une lettre viole la loi ou nos conditions (menaces ou fraude), dites-le-nous par le formulaire.
5.6 Nous informons les destinataires par cette politique. Comme ils reçoivent la lettre, qui identifie l'expéditeur, nous n'envoyons pas d'avis séparé (art. 14, § 5, b, du RGPD).
6. Durées
| Donnée | Durée |
|---|---|
| PDF payé et envoyé | Supprimé 30 jours après un statut final, et au plus tard 60 jours après l'impression |
| PDF non payé | Supprimé 7 jours après le téléversement |
| Brouillon dans le navigateur | Stockage de session seulement, jusqu'à la fermeture de l'onglet |
| Copies chez l'imprimeur | Délai le plus court proposé par cet imprimeur |
| Papier | Macules détruites de façon sûre. Retours non distribuables enregistrés et détruits sans ouverture |
| Autres données de commande, adresses saisies, suivi, certificat, empreinte | Visibles tant que le compte existe, et au moins 7 ans après l'année de la commande |
| Factures et comptabilité | Visibles tant que le compte existe, et 7 ans |
| Compte | Jusqu'à votre demande de suppression, sauf obligation légale ou litige en cours ou raisonnablement attendu |
| Messages de support | Le temps nécessaire à la demande et à un litige |
| Journaux de sécurité | Le temps nécessaire à l'exploitation, à la sécurité et à l'enquête sur un incident |
| Contenus interdits et comptes bloqués | Le temps nécessaire pour empêcher la répétition et conduire une procédure |
| Analyse | Sans adresse IP ni cookie, pour la durée réglée dans le projet d'analyse. Cette durée couvre aussi les paramètres de campagne, la localisation approximative (pays et ville) et les termes de recherche des guides une fois les données personnelles retirées. Le numéro pour cette visite dans le stockage de session est effacé à la fermeture de l'onglet. Les enregistrements masqués sont conservés pendant la même durée. |
| Journaux du prestataire d'e-mail | Selon la durée de ce prestataire |
6.1 Suppression anticipée. Vous pouvez demander la suppression du PDF après son envoi à l'imprimeur, et la suppression du compte, par le formulaire. Nous le ferons sauf obligation légale ou litige. Téléchargez d'abord les certificats : nous ne pouvons pas les réémettre.
6.2 Sauvegardes. Des données supprimées peuvent rester dans des sauvegardes chiffrées jusqu'à leur écrasement.
7. Protection du document
- En transit : TLS, à l'envoi et vers l'imprimeur.
- Au repos : AES-256 au niveau de l'application, une clé par fichier. Les fonctions de l'application tournent à Francfort. Le texte chiffré est dans le stockage privé du projet.
- Pas d'accès du personnel au contenu. Seules les métadonnées sont visibles : nom, pages, taille, empreinte SHA-256, horodatages.
- Déchiffrement automatique seulement (a) pour remettre le fichier à l'imprimeur après paiement (le partenaire du pays de destination, cité à l'article 8) et (b) pour votre aperçu.
- L'imprimeur voit le contenu pour imprimer, et l'opérateur manipule la lettre imprimée. Ce n'est pas un chiffrement de bout en bout.
- L'empreinte SHA-256 ne révèle pas le contenu et permet de vérifier l'identité du fichier.
- Suppression : 30 jours après le statut final, et au plus tard 60 jours après l'impression.
8. Destinataires des données
8.1 Nous ne communiquons des données personnelles qu'aux catégories de destinataires ci-dessous, aux opérateurs postaux pour distribuer votre lettre et aux autorités lorsque la loi l'exige. Nous ne vendons pas de données personnelles.
8.2 Prestataires (sous-traitants). Ils traitent les données uniquement sur nos instructions et en vertu d'un accord de traitement des données :
| Destinataire | Finalité et données | Lieu et garantie |
|---|---|---|
| Partenaires d'impression et d'envoi | Impression et mise sous pli de votre lettre, remise à l'opérateur postal et transmission du suivi. Données : expéditeur et destinataire, contenu de la lettre, données de suivi. | UE, Suisse, Royaume-Uni et États-Unis, selon le pays de destination. Une lettre vers le Royaume-Uni y est imprimée, une lettre vers les États-Unis aux États-Unis. La Suisse et le Royaume-Uni bénéficient d'une décision d'adéquation de l'UE. Pour les États-Unis, voir l'article 9. |
| Prestataire de paiement | Traitement des paiements et prévention de la fraude. Données : nom, adresse e-mail, adresse de facturation, montant et données de paiement saisies sur la page de paiement. | UE (Irlande). Pour la prévention de la fraude et la réglementation financière, le prestataire de paiement agit aussi comme responsable de traitement indépendant. |
| Prestataires d'hébergement et de base de données | Fonctionnement du site et de l'application, stockage de vos fichiers chiffrés et de la base de données des comptes, commandes, suivis et certificats. | UE (Francfort, Allemagne). La société mère de l'hébergeur est aux États-Unis : clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis (article 9). |
| Prestataire d'envoi d'e-mails | Envoi des e-mails de service, comme les confirmations de commande, les codes de connexion et les mises à jour de suivi. Données : adresse e-mail, nom et détails de la commande dans l'e-mail. | États-Unis. Clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis (article 9). |
| Prestataire de mesure d'audience | Mesure d'audience sans cookie, y compris les paramètres de campagne, une localisation approximative (pays et ville) et les termes saisis dans la recherche des guides une fois les données personnelles retirées, enregistrements masqués des pages d'envoi et de paiement, et signalement des erreurs techniques. Données d'usage pseudonymes ; pas de cookie ; l'adresse IP elle-même n'est pas conservée. Le texte saisi sur les pages d'envoi et de paiement, les noms, les adresses et la lettre ne sont pas visibles dans l'enregistrement. | UE (Francfort, Allemagne). |
| Prestataire de recherche d'adresse | Suggestions d'adresse pendant la saisie d'une adresse hors des Pays-Bas. Données : le texte d'adresse saisi. Pour les adresses néerlandaises, nous utilisons PDOK, le registre public néerlandais des adresses (section 8.5). | UE (Allemagne). |
8.3 Les noms de nos sous-traitants figurent dans notre accord de traitement des données. Nous les communiquons à toute personne qui les demande via le formulaire de contact.
8.4 Les opérateurs reçoivent les données imprimées sur l'enveloppe et produisent le suivi. Ils sont des responsables indépendants.
8.5 Registres publics. Pour vérifier une entreprise, un numéro de TVA ou une adresse, nous interrogeons des registres publics avec le numéro ou l'adresse que vous saisissez : la Chambre de commerce néerlandaise (KVK), Companies House au Royaume-Uni, le système européen VIES, le registre suisse des entreprises (UID) et PDOK (données d'adresse néerlandaises). Ces organismes agissent selon leurs propres règles. Nous ne transmettons que ce que la vérification demande.
8.6 Nous pouvons communiquer des données aux tribunaux, à la police ou à d'autres autorités lorsque la loi l'exige, et à un destinataire ou une autorité lorsqu'il y a des indices concrets qu'une lettre viole la loi, pour les protéger ou nous protéger.
8.7 En cas de cession ou de fusion, les données peuvent être transférées au nouvel exploitant, qui doit respecter cette politique.
8.8 Nous mettons cet article à jour lorsqu'une catégorie de destinataires ou un lieu change. Un client professionnel peut demander, via le formulaire de contact, à être informé lorsque nous changeons un sous-traitant qui traite ses lettres.
9. Transferts
9.1 Nous visons à stocker et traiter les données dans l'Espace économique européen (EEE). Certains destinataires sont établis en Suisse, au Royaume-Uni ou aux États-Unis, ou y ont accès.
9.2 Suisse et Royaume-Uni. Les transferts sont couverts par les décisions d'adéquation de la Commission européenne pour ces pays.
9.3 États-Unis. Nous ne transférons des données aux États-Unis que si le destinataire est certifié au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis, si nous avons conclu avec lui les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou si le transfert est nécessaire à l'exécution de votre commande (art. 49, paragraphe 1, point b RGPD) : une lettre vers une adresse aux États-Unis y est imprimée et postée. Vous pouvez demander une copie des garanties via le formulaire de contact.
10. Cookies et analyse
10.1 Nous n'utilisons que des cookies strictement nécessaires. Le droit néerlandais (article 11.7a de la loi sur les télécommunications) n'exige pas de consentement.
| Nom | Rôle | Durée |
|---|---|---|
| sr_customer | Retient l'e-mail utilisé pour payer ou se connecter, afin que Mes lettres affiche vos commandes | 30 jours |
| sr_verified | Retient une adresse e-mail que vous avez confirmée avec un code de connexion | 1 jour |
| sr_doc | Permet au navigateur qui a téléversé un PDF d'ouvrir un court aperçu | 7 jours |
| sr_lang | Retient la langue choisie | 1 an |
| sr_suggest_off | Retient que vous avez fermé la suggestion de langue | 180 jours |
| sr_admin | Connexion admin (personnel seulement) | 14 jours |
| Stockage de session | Garde le brouillon sur votre appareil pendant la commande | Jusqu'à la fermeture de l'onglet |
| Stockage de session pour cette visite | Retient cette visite tant que l'onglet est ouvert, pour que la même commande reste une seule visite au fil des pages et au retour de la page de paiement | Jusqu'à la fermeture de l'onglet |
10.2 Les paiements par carte sont traités par notre prestataire de paiement. Sur sa page de paiement, il peut déposer ses propres cookies pour la prévention de la fraude et la sécurité du paiement.
10.3 Analyse sans cookie. La mesure d'audience de notre site fonctionne sans cookie et est hébergée dans l'UE (Francfort, Allemagne). Elle ne dépose pas de cookie et n'utilise pas le stockage local de votre appareil. Tant que cet onglet est ouvert, elle garde un numéro aléatoire pour cette visite dans le stockage de session, afin qu'une commande reste une seule visite au fil des pages et au retour de la page de paiement. Ce numéro est effacé lorsque vous fermez l'onglet. Nous ne conservons pas votre adresse IP. Notre service d'analyse, hébergé dans l'UE, en déduit une localisation approximative (pays et ville), et nous conservons cette localisation. Nous conservons aussi les termes que vous saisissez dans la recherche des guides, après avoir retiré ce qui ressemble à une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou une longue suite de chiffres, ainsi que les paramètres de campagne du lien qui vous a amené ici. Sur les pages où vous envoyez une lettre et payez, nous enregistrons la visite avec chaque champ et tout le texte masqués, pour voir où une commande s'arrête. La lettre, les noms et les adresses ne sont pas visibles. Nous comptons aussi les clics sur les boutons et les liens de ces pages, sans le texte de la page, et nous enregistrons les erreurs techniques sans le texte que vous saisissez. Nous utilisons les résultats uniquement pour améliorer le site. Nous n'utilisons pas de suivi publicitaire ni de réseaux sociaux, et nous ne créons pas de profil de vous d'un site à l'autre.
10.4 Si nous introduisons des cookies non essentiels, nous demanderons d'abord votre consentement.
11. Sécurité
Nous prenons des mesures techniques et d'organisation appropriées : chiffrement en transit (TLS) et au repos (AES-256 par fichier), accès limité, authentification forte de l'admin, journaux, suppression automatique et contrats avec les prestataires. Si une violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vous, nous vous en informons sans retard injustifié.
12. Vos droits
12.1 Vous avez le droit d'accès et à une copie, de rectification, d'effacement sauf obligation légale ou droit en justice, de limitation, de portabilité des données fournies sur la base d'un contrat ou d'un consentement, d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime et au démarchage, et de retrait du consentement sans effet sur le traitement antérieur.
12.2 Utilisez le formulaire de contact. Nous pouvons vérifier votre identité, par exemple depuis l'e-mail de la commande. Nous répondons sous un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe, et nous vous le disons. Les demandes sont gratuites sauf si elles sont manifestement infondées ou excessives.
12.3 Lorsque nous sommes sous-traitant d'un client professionnel, nous transmettons la demande à l'expéditeur et l'aidons à répondre.
13. Plaintes
Écrivez-nous d'abord. Vous pouvez aussi saisir une autorité, en particulier dans le pays de l'UE où vous vivez, travaillez, ou où la violation alléguée a eu lieu. Notre autorité chef de file est l'Autoriteit Persoonsgegevens, boîte postale 93374, 2509 AJ La Haye, Pays-Bas, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
14. Mineurs
Le Service n'est pas destiné aux moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données d'enfants en tant que clients. Une lettre peut être adressée à un mineur par son expéditeur.
15. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date en haut indique la version. Nous prévenons les titulaires de compte des changements importants par e-mail. La politique existe en anglais, allemand, français, espagnol, néerlandais et polonais. En cas de conflit, la version anglaise prévaut, sauf droit impératif du pays où vous vivez.
16. Contact
Inlef B.V., sous le nom SendRegistered, Orteliusstraat 116-1, 1057 BG Amsterdam, Pays-Bas. KvK 77832450. TVA NL861162754B01. Questions : formulaire de contact.
SendRegistered est un nom commercial d'Inlef B.V. · KvK 77832450 · TVA NL861162754B01